DURATA
Gli Attestati di Conformità alla certificazione dello Schema Aziendale e dei Prodotti avranno una validità di un anno dalla data di emissione, salvo nel caso di modifiche apportate all’organizzazione aziendale, ai prodotti o nel caso in cui vengano recepite le evidenze di gravi non conformità che possano produrre una sospensione della validità degli stessi con decorrenza anticipata rispetto ai termini previsti.
RINNOVO
Un mese prima della scadenza degli Attestati di Conformità alla certificazione, l’OdC invia una notificavia PEC, con la richiesta di inviare le informazioni necessarie per procedere al rinnovo. Nel caso in cui l’azienda non intenda rinnovare gli Attestati, o nel caso in cui la nuova documentazione non risulti conforme ai requisiti del presente disciplinare, l’azienda verrà diffidata dall’impiego e dalla diffusione del logo afferente il programma SPC ed i relativi QR code.
SORVEGLIANZA
L’azienda in possesso degli Attestati di Conformità alla certificazione si impegna a comunicare con anticipo all’OdC qualsiasi cambiamento significativo che possa concernere i prodotti riconosciuti o la propria organizzazione. L’OdC, in seguito a segnalazioni o nel caso in cui reperisca elementi che possano produrre dubbi in merito alla conformità dei prodotti, potrà procedere con la richiesta di ricevere campioni rappresentativi dei prodotti stessi o la disponibilità da parte dell’azienda a ricevere audit a carattere di urgenza. L’azienda si impegna ad operare in modo simile a quanto previsto per i cosmetici ad uso umano, descritto al Capo VII del Regolamento 1223/2009 CE (Sorveglianza del Mercato), con la differenza che le comunicazioni previste dovranno essere rivolte all’OdC anziché alle autorità competenti dello Stato membro. In particolare l’azienda dovrà verificare la significatività di ogni evento registrato e farne menzione nel Product Information File, valutare la correlazione con il prodotto cosmetico e porre in atto tutte le eventuali azioni correttive, che verranno tempestivamente comunicate all’OdC nel caso di eventi avversi gravi. La classificazione dell’evento avverso e la sua gestione devono seguire la linea guida COLIPA Guidelines on the management of undesirable event reports. 23 August 2005.
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